Logística

  • Pesquisa de informação e conteúdos sobre o local
  • Seleção de hotéis, centros de congressos, serviços de catering, audiovisuais, programa social, transferes
  • Aconselhamento e assessoria técnica
  • Gestão e reserva de alojamento
  • Angariação de apoio financeiro e logístico
  • Organização de ações de promoção e divulgação
  • Organização de visitas de inspeção
  • Montagem e testes de todo o equipamento necessário
  • Supervisão e controlo de todos os serviços contratados durante o evento

Gestão de comunicações e programa científico

  • Criação de formulário de submissão disponível online
  • Submissão com confirmação de receção individual
  • Notificação individual aos autores da aceitação/rejeição
  • Comunicação com autores, convidados e moderadores sobre data, hora e local das apresentações
  • Compilação de comunicações em suporte digital
  • Design e impressão de programa científico.- Aplicação online para avaliação de Abstracts (apoio à Comissão Científica)

Gestão de inscrições e programa social

  • Criação de formulário personalizado de registo online
  • Pagamentos online com MB, PayPal, Cartão de crédito
  • Envio de e-mail automático com confirmação de receção de registo
  • Disponibilização da base de dados personalizada e atualizada
  • Listagens de participantes em tempo real

Produção gráfica e marketing

  • Conceção, design e produção de todos os tipos de suportes gráficos e digitais
  • Logótipo e estacionário do congresso
  • Paginação de livro do congresso
  • Design e programação do website, com registo de domínio próprio, alojamento do site e criação de endereços de e-mail
  • Envio regular de e-news

Organização de programas sociais, pré e pós-tours

  • Desenvolvimento e gestão de programas sociais personalizados ao público-alvo do evento
  • Possibilidade de reserva de programas para acompanhantes através do formulário de registo

Gestão administrativa e secretariado

  • Seleção e contratação de todos os serviços prestados por terceiros, nomeadamente, hotéis, catering, audiovisuais, entre outros
  • Apoio informativo através de e-mail do evento e telefone fixo exclusivo
  • Secretariado no local do evento com recurso a equipa jovem e dinâmica de hospedeiras qualificadas
  • Acreditação eletrónica através do envio de QR Code
  • Envio de certificados personalizados
  • Apoio informático e audiovisual permanente

Gestão administrativa e secretariado

  • Seleção e contratação de todos os serviços prestados por terceiros, nomeadamente, hotéis, catering, audiovisuais, entre outros
  • Apoio informativo através de e-mail do evento e telefone fixo exclusivo
  • Secretariado no local do evento com recurso a equipa jovem e dinâmica de hospedeiras qualificadas
  • Acreditação eletrónica através do envio de QR Code
  • Envio de certificados personalizados
  • Apoio informático e audiovisual permanente

Audiovisuais, luminotécnica e informática

  • Equipamento de projeção
  • Equipamento de som
  • Púlpito digital
  • Iluminação
  • SlideDesk Eletrónico
  • Televotação
  • Tradução Simultânea

Gestão financeira

  • Orçamento/Previsão de receitas e despesas
  • Faturação, pagamentos e reembolsos
  • Controlo de receitas de inscrição
  • Pagamentos a fornecedores
  • Elaboração de relatório final do congresso

Gestão de presenças

  • Controlo de permanência em sala, sistema eficaz de acreditação e controlo de acessos, através de código de barras, ou por RFID
  • Controlo efetivo de todos os participantes quer em espaço, quer em tempo
  • Impressão de tempo de permanência nos certificados no último dia do congresso
  • Controlo de novas inscrições e atualizações de última hora

Relatório final do evento e reconciliação de contas

  • Preparação de relatório detalhado do evento com listas de participantes, detalhes de receitas e despesas, estatísticas do evento e apuramento de saldo do evento
  • Transferência de ficheiros e dados para a organização no final do congresso

Tweetwall

Quer ver os #hashtag do seu congresso?
Com o serviço “tweetwall” pode visualizar os #hashtag de instagram, twitter e facebook em tempo real
Desta forma é possível criar mais interação nos seus congressos incrementando o networking

Caso pretenda mais informações, contacte-nos!